1. Przesłanki legalności przetwarzania zwykłych danych osobowych beneficjentów świadczeń z funduszu tj. pracowników, emerytów i rencistów, osób pobierających świadczenie przedemerytalne oraz członków ich rodzin:
– Zgoda osoby, której dane dotyczą (forma, treść i warunki ważności udzielonej zgody)
– Realizacja obowiązku wynikająca z przepisów prawa (w tym w szczególności ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych)
– Wypełnianie obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy
– Niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (np. żyrant pożyczki na cele mieszkaniowe)
2. „Uzasadnione cele” przetwarzania danych osobowych w działalności socjalnej
3. Zakres danych osobowych przetwarzanych przy udzielaniu i rozliczaniu regulaminowych świadczeń z funduszu m.in. :
– Związanych z wypoczynkiem, sanatoriami i wczasami profilaktycznymi
– Związanych z wypoczynkiem dzieci i młodzieży
– Dotyczących zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe
– Bezzwrotnych świadczeń rzeczowych i finansowych
4. Specyfika wrażliwych danych osobowych przetwarzanych w działalności socjalnej (w szczególności informacji o stanie zdrowia beneficjentów funduszu i członków ich rodzin):
– Pojęcie wrażliwych danych osobowych
– Ograniczenia ich przetwarzania oraz szczególny sposób postępowania z nimi
5. Warunki bezpieczeństwa przetwarzania danych dla potrzeb działalności socjalnej w kontekście wymogów RODO:
– Środki techniczne i organizacyjne zapewniające zabezpieczenie danych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem
– Ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych osobowych udostępnionych dla potrzeb działalności socjalnej. Poufność danych osobowych a obowiązek uzgadniania udzielanych świadczeń z zakładowymi organizacjami związkowymi
– Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla członków komisji socjalnych
– Zapewnienie poufności danych w kontekście „kolegialnego” dostępu do nich ze strony komisji socjalnych (np. poprzez ich pseudonimizację, a tam, gdzie jest to możliwe i celowe – zwiększenie udziału pracy na danych niewymagających identyfikacji)
– Obowiązek zachowania poufności danych przez członków komisji socjalnych i skutki jego naruszenia
– Organizacja prac komisji socjalnych i ich dokumentowanie w sposób zapewniający minimalizację ryzyk związanych z przetwarzaniem danych
– Prowadzenie korespondencji z beneficjentami funduszu w sposób zapewniający zachowanie ich poufności
– Udostępnianie danych osobowych podmiotom trzecim (np. organizatorom kolonii i obozów)
– „Złe nawyki” komisji socjalnych zagrażające bezpieczeństwu przetwarzania danych (analiza praktycznych przypadków)
6. Obowiązki informacyjne pracodawcy jako administratora danych osobowych wobec beneficjentów świadczeń z funduszu
7. Uprawnienia osób, których dane są przetwarzane dla potrzeb działalności socjalnej, a w tym m.in.:
– Prawo dostępu do danych
– Prawo żądania informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców , którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione
– Wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania
– Wniesienie skargi do Prezesa UODO
– Żądanie sprostowania danych
– Prawo żądania usunięcia danych
– Prawo żądania ograniczenia przetwarzania
8. Zmiany w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i ich wpływ na przetwarzanie danych osobowych beneficjentów świadczeń

dr hab. Krzysztof Walczak

Doktor habilitowany nauk prawnych. Adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, wcześniej pracownik  w MPiPS, Wydawnictwie C.H. Beck oraz HayGroup.
Praktykant w Komisji Europejskiej w Brukseli, Radzie Europy w Strasbourgu oraz Międzynarodowym Biurze Pracy w Genewie.

Ekspert z ponad 20 letnim doświadczeniem w stosowaniu polskiego oraz europejskiego prawa pracy w praktyce biznesowej, w tym zwłaszcza w zakresie wynagradzania, rekrutacji, restrukturyzacji zatrudnienia oraz współpracy ze związkami zawodowymi.

Prowadzi również szkolenia dla sędziów w Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury oraz dla inspektorów pracy w Centrum Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy. W latach 2003-2007 członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Kadrami. Obecnie członek Rady Programowej PSZK.

Autor ponad 100 publikacji z zakresu praktycznych aspektów zatrudnienia w tym redaktor pierwszego aktualizowanego Komentarza do Kodeksu pracy wydawanego w formie on-line. Redaktor naczelny miesięcznika Monitor Prawa Praca.