1. Organizacja skrzynki pocztowej

W tym module Uczestnicy dowiadują się w jaki sposób zorganizować swoje zasoby w poczcie, tak, aby nie tracić czasu na ponowne przeglądanie maili oraz jak efektywnie zbudować archiwum poczty.

Omawiane rozwiązania:

• optymalne ustawienie widoku skrzynki pocztowej
• zasady tworzenia struktury archiwum w skrzynce pocztowej
• zasada „pustej” skrzynki odbiorczej
• czytanie maila jeden raz – jak to zrobić

2. Funkcje MS Outlook przydatne do zarządzania pocztą

Dzięki poznanym funkcjom Uczestnicy będą m.in. wiedzieli, jak wykorzystać flagi do planowania zadań i jak wykorzystać funkcję „Pokaż jako konwersacje” oraz „Kategorie” do szybkiego sięgania do potrzebnych maili. Dowiedzą się też jak przyspieszyć wyszukiwanie maili („Foldery wyszukiwania”).

Trener pokaże również szereg rozwiązań usprawniających zarządzanie pocztą, które wymienione są poniżej.

Omawiane rozwiązania:

• szybkie kroki
• zarządzanie flagami monitorującymi dla zadań przychodzących
• korzystanie z funkcji flagi monitorującej do zarządzania zadaniami przekazywanymi innym
• kategorie
• reguły
• formatowanie warunkowe
• foldery wyszukiwania
• funkcja „Pokaż jako konwersacje”
• odwoływanie wiadomości
• opóźnienie wysłania wiadomości
• tworzenie własnych grup dystrybucyjnych

3. Dobre praktyki korespondencji mailowej

Uczestnicy poznają zasady pisania maili ułatwiające późniejszą archiwizację, poznają zasady odpowiadania na maile oraz zasady, które warto stosować przed i po powrocie z dłuższego urlopu.

4. Wykorzystanie wybranych funkcji kalendarza elektronicznego

Uczestnicy będą mogli wprowadzić wygodne dla siebie ustawienia kalendarza. Poznają również funkcje związane z przyjmowaniem zaproszenia na spotkanie oraz funkcje związane z zapraszaniem innych osób na spotkanie.   

Omawiane rozwiązania:

• otwieranie MS Outlooka na kalendarzu
• dodanie dni wolnych
• ustawienie widoku kalendarza (miesięczny, tygodniowy, widok listy zadań pod kalendarzem)
• numeracja tygodni
• indywidualne zarządzanie przypomnieniami
• zaznaczanie stopnia zajętości
• podgląd zajętości innych Pracowników
• zapraszanie na spotkanie, potwierdzanie zaproszenia, zmiana terminu, odrzucenie spotkania
• udostępnianie kalendarzy

5. Zasady i funkcje przydatne do planowania zadań w kalendarzu elektronicznym

Trener przedstawi rozwiązania, które pozwalają w wygodny i kompleksowy sposób planować pracę własną z poziomu komputera i smartfonu.

Omawiane rozwiązania:

• kopiowanie maila do zadania w kalendarzu pomocą Szybkiego Kroku, wstawianie dokumentów, maili do zadania
• ustawianie statusu „Prywatne”
• funkcja dominanty
• zasady planowania długoterminowego
• zadania cykliczne
• używanie kategorii w kalendarzu i widok terminów wg kategorii
• formatowanie warunkowe
• zasada Parkinsona

6. Lista zadań

Lista zadań jest, obok kalendarza, drugim ważnym narzędziem do planowania pracy w MS Outlook. Trener przedstawi rozwiązania do najbardziej efektywnej pracy z listą.

Omawiane rozwiązania:

• najbardziej przydatne widoki Listy zadań
• tworzenie nowych widoków
• zadania cykliczne

7. Funkcje łączące OneNote z MS Outlook

Jeśli ktoś umieszcza swoje notatki czy zapiski w aplikacji OneNote może je przekształcić w zadania w MS Outlook. Może również informacje z OneNote przesyłać mailem do innych osób.

Omawiane rozwiązania:

• Zapisywanie maili w OneNote
• Przekazywanie notatki jako zadania do Outlooka
• Wysyłanie notatki ze spotkania mailem

Szkolenie będzie prowadzone w formie omawiania przykładów praktycznych w MS OUTLOOK I ONE NOTE. Wymagany Office 365 lub Excel 2019 – w starszych wersjach część funkcjonalności może nie być dostępna. W celu efektywnego udziału w warsztatch praktycznych należy podczas szkolenia korzystać z dwóch ekranów lub jednego dużego z możliwością podziału na dwie części (dwa okna). 

Trener zaprezentuje wybrane funkcje MS Outlook korzystając z własnej skrzynki pocztowej i kalendarza. Uczestnicy będą mogli przećwiczyć na zajęciach część prezentowanych przez trenera funkcji i od razu wprowadzić je w swojej poczcie i kalendarzu. Wyjdą ze szkolenia z gotowymi rozwiązaniami. 

Certyfikowany trener biznesu, certyfikowan coachICF, trenerem rozwoju osobistego. Ma za sobą 10 – letnie doświadczenie biznesowe na stanowiskach menedżerskich w pionach sprzedaży dużych spółek giełdowych. Prowadzeniem programów rozwojowych i szkoleń zajmuje się od 16 lat. Specjalizuje się w programach z zakresu efektywności osobistej pracowników oraz efektywności pracy zespołów. W swoich szkoleniach stawia na praktyczne rozwiązania i narzędzia – do zastosowania od zaraz.

Ma za sobą ponad 1700 dni szkoleniowych i ponad 2 400 sesji indywidualnych (sesje indywidualne poświęcone efektywności osobistej). Prywatnie: mama dwóch dorosłych córek, pasjonatka podróży i miłośniczka zwierząt.                                         

 Zakres specjalizacji:

• efektywność osobista (efektywne nawyki pracy, organizacja zasobów, zarządzanie priorytetami, planowanie zadań).
• program MS Outlook (skrzynka pocztowa, kalendarz, lista zadań)
• podstawowe kompetencje menedżerskie (planowanie pracy zespołu, organizowanie, delegowanie, motywowanie), przywództwo, zarządzanie zespołem w zmianie, zarządzanie wynikiem)
• efektywność pracy zespołowej (współpraca w zespole, standardy komunikacji, planowanie, efektywne prowadzenie zebrań, delegowanie, standardy zarządzania dokumentami)
• komunikacja w zespole (techniki i zasady efektywnej komunikacji, asertywność, style komunikacyjne, negocjacje, trudne sytuacje)
• profesjonalna obsługa Klienta (standardy obsługi, budowanie zaufania, trójkąt satysfakcji, rozpoznawania potrzeb, typy Klientów, trudny Klient, techniki efektywnej komunikacji, proaktywność w obsłudze Klienta)

     Posiadane certyfikaty:

• Certyfikat Profesjonalny Trener Biznesu wydany przez House of Skills
• ACC – Associate Certified Coach – akredytacja International Coach Federation
• Certyfikat ACSTH professional Coach wydany przez Profi Coaching School
• Certyfikat Personal Efficiency Program wydany przez Institute for Business Technology.
• Certyfikat TA 101 wydany przez European Association for Transactional Analysis
• Certyfikat Szkoły Team Coachingu wydany przez House of Skill

​